新人查詢簽核規則
同一條簽核說明，每個季度都要由資深同事再講一遍。共享磁碟裡的 PDF 與聊天紀錄中的截圖，往往不是同一版本。
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相關說明 企業AI助理如何設定權限
- 新人查詢簽核規則
- 版本互相衝突
- 熟悉業務的同事被打斷
版本互相衝突
即時通訊軟件流傳的是舊版 PDF，官網或共享磁碟才是現行文本。同事難以判斷哪一份可作為依據。
熟悉業務的同事被打斷
資深同事大量時間用於回答「檔案在哪裡」「誰負責」，而不是處理真正需要判斷的例外。
現場常見情況
文件在，答案卻要反覆問人
共享磁碟、即時通訊軟件與郵箱裡都有制度與操作說明，可是新人仍然要找熟悉業務的同事。
01
新人查詢簽核規則
同一條簽核說明，每個季度都要由資深同事再講一遍。共享磁碟裡的 PDF 與聊天紀錄中的截圖，往往不是同一版本。
02
版本互相衝突
即時通訊軟件流傳的是舊版 PDF，官網或共享磁碟才是現行文本。同事難以判斷哪一份可作為依據。
03
熟悉業務的同事被打斷
資深同事大量時間用於回答「檔案在哪裡」「誰負責」，而不是處理真正需要判斷的例外。
權限跟隨既有檔案庫
可查詢的範圍，取決於貴司願意納入知識庫的資料，以及現有檔案庫的權限模型。未授權的目錄不會被檢索。
多數公司並非缺少文件，而是版本過多、存放分散。我們建立的是檢索層與答覆草稿，並不取代該題目的負責人。
制度、舊版 PDF 與聊天紀錄疊放在同一檢索層
檢索命中段落後，仍須進入人工覆核
這一層實際做什麼
檢索與草稿，交由負責人確認
系統負責找出相關段落並草擬答覆；是否採納，仍由對該題目負責的人決定。
依目錄與部門劃分檢索範圍
權限跟隨既有檔案庫，避免把不該看見的文件檢索出來。
以問題找出相關段落
答覆附上來源路徑，方便同事核對原文，而不是只給一句結論。
輸出內部草稿
草稿供同事閱讀與修改，不會直接對外發送。
標記過期與衝突說法
同一規則出現兩種文本時，系統標出衝突，交由人裁定。
項目如何開始
先盤點來源，再接入權限
沒有清點過的資料庫，不適合直接做成「什麼都能問」的窗口。
盤點來源
先釐清哪些資料可以進庫，哪些必須排除，例如人事檔案或未公開合約。
接入檢索與權限
按貴司現有的存放位置與權限模型接入，而不是另建一套帳號。
訂立覆核流程
寫明誰可以修正答覆、誰負責處理過期內容。
覆核原則
答覆必須回到原文
每一則答覆均須標明來源路徑。涉及人事、法律或對外承諾的內容，須由對應同事覆核後，方可作為準則。模型不能成為制度本身。
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相關項目
流程代理與工作流程自動化
把重複步驟編成可執行、可暫停、可追溯的代理流程，關鍵節點仍由人批准。
文件處理與資料擷取
從掃描件與 PDF 抽出約定欄位，例外個案進入待審，交由人修改。
客服、銷售及語音助理
先整理進線並草擬回覆，坐席再決定是否發送。
數據分析與決策儀表板
把資料源、規則與待回答的問題放在同一塊板上，協助解讀已經發生的數字。
客製軟件、網站與應用程式
在既有系統之上做一層同事真正會打開的工作臺。
市場與競品研究
加快公開資料的蒐集與整理，結論仍須由研究員審讀後才算數。
多語言內容及在地化工作流程
把源稿、術語表、譯稿與當地修訂串成一條可重複的線。
營銷分析與素材優化
整理上一輪素材與渠道回饋，供下一輪改標題、大綱與落地頁。
跨境營運流程
把兩地重複的訂單、文件與對帳步驟串成可暫停、可覆核的流程。
方案評估、原型及整合
先評估現況，再以小樣本驗證，最後才接到既有系統。
先談需求
先說明目前卡住的流程段落
諮詢免費。說明想解決的問題，我們會回覆，並一起確認範圍。