知識庫文件過期怎麼處理
知識庫文件發布之後，要寫覆核週期、負責人，以及過期的 PDF 或維基頁是替換還是停用，檢索才不會繼續引用已經作廢的準則。版本管理決定哪一份標成現行、舊稿由誰標成停用；答錯回收決定同事指出答覆不對之後怎樣改文件、切段或重測；這一頁決定覆核日過了之後，這一份還能不能被引用。
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過期處理和版本、答錯分開寫
版本標記回答的是存放處上哪一份是現行文本、誰可以把舊稿標成停用。答錯回收回答的是有人指出答覆不對之後，同一行記下問題、錯誤答覆和正確來源，再決定改文件、重切這一段，還是重測檢索。過期處理回答的是另一件事：文件已經在庫裡，下一次覆核應在哪一天，過了那一天還沒有人確認，檢索還能不能把它當準則。三件可以指到同一條存放路徑。版本標記怎樣寫，留在版本那一篇；同事報錯的入口，也不用來代替到期的覆核。分別見 知識庫文件版本怎麼管、知識庫答錯怎麼回收。
回覆要帶路徑、版本和段落，見 知識庫回覆怎麼附來源。哪一批文件可以當準則，見 企業知識庫怎麼搭建。切段邊界不因覆核日而重切，見 知識庫切段怎麼定。交付範圍讀 企業知識庫與內部助理。
規範要求寫明更新頻率，並指定負責人
2026年10月28日閱讀的 W3C Data on the Web Best Practices 是 2017年1月31日的 W3C Recommendation，由 Data on the Web Best Practices Working Group 發布。頁首寫明請查閱勘誤；閱讀當日，該頁正文沒有列出勘誤條目。Best Practice 21 的標題是 Provide data up to date，寫明要以保持更新的方式提供資料，並把更新頻率寫明白。該節說明，網上資料的可得性應盡量貼近資料建立或收集的時間；把發布和更新頻率對齊，有助於使用方信任並重用資料。預期結果是，網上最新的一份大體反映其他渠道最新發布的一份；新資料可得之後，應在切實可行時盡快發布。
同一節的做法寫明，新版本可按固定時程發布；把發布做成新版本流程裡的一項交付，並指定一個負責人，有助於避免資料過時。也可以寫一段人讀得懂的預期頻率，以及機器可讀的頻率後設資料。測試方法是：更新頻率已經寫明，而且最新一份不舊於該頻率所推算的日期。該節用巴士站資料舉例，把頻率寫成每年。那是例子裡的頻率，不是知識庫必須採用的週期。公司為每一份準則寫自己的覆核週期，註明是誰在哪一天定的。
週期和負責人寫在現行檔案上
現行檔案上，在版本標記已有的標題、版本和負責人之外，再寫覆核週期和這一次覆核完成的日期。週期用公司自己的話寫，例如每季、每半年，或對上某一類制度的固定月日。沒有完成日期的週期無法推算下一次，該節的測試也就做不成。負責人就是版本標記上已經寫明的那一位。覆核不另找一個沒有寫在檔案上的人。
聊天、郵件和本機副本上的日期不算覆核完成。完成是負責人在存放處的現行檔案上寫下日期。負責人缺席時，在場的同事不代寫這個日期。草稿的作者可以提醒週期將到，寫上日期的仍是負責人。
過了推算日，檢索先停引用
依該節的測試，最新一份若舊於頻率所推算的日期，這一項就沒有通過。知識庫對準則的用法是：推算日已過，而負責人還沒有寫下新的覆核日期，也還沒有換上新的現行文本，檢索不把這一份當作準則引用。答覆改為寫明這份的覆核日已過，並寫上負責人的名字。引用裡即使仍看得到舊段落，也不在覆核完成前送出。
推算日還沒有到，不因為聊天裡出現一份較新的 PDF 就停用存放處上的現行檔案。較新的檔案要成為現行，仍走版本那一篇：負責人在同一筆裡標成現行，並把上一份標成停用。覆核通過而文本沒有改，負責人只更新覆核日期，版本號可以不變。文本有改，才進入替換。
替換時指到新的現行文本
負責人決定文本要換，新檔案先按版本那一篇標成現行，舊檔案在同一筆標成停用，並寫上停用日期。過期處理這一行再寫舊路徑、新路徑、換上的日期和負責人。檢索改引新的現行文本。舊檔案仍可讀，供事後對照，不會在沒有這一行的情況下從庫裡消失。
只把新 PDF 放進同一資料夾，沒有上述標記，兩份會同時被檢索看到。標記完成前，過了推算日的那一份先不引用，新的那一份也還不是現行。同事在聊天說改用新的，不代替這一行。
停用而不替換時，寫明沒有下一版
有的準則作廢後沒有下一版，例如制度已經取消。負責人把現行標記改為停用，寫上停用日期和原因，不另指一份新檔案。原因寫「制度取消」，或公司自己的短句，不寫成空的「過期」。檢索不再把這一份當準則。有人問到這個題目，答覆寫明已停用、停用日期和負責人，不摘舊段落充當仍有效的規定。
答錯回收仍是另一條入口：同事指出某一則答覆不對，才走那一行。覆核日過了但沒有人報錯，一樣停止引用，不等待一則投訴。兩條可以先後發生。投訴若先到，答錯那一行照舊記錄；覆核日期仍要由負責人寫，不因有了投訴就當作週期已完成。
維基和 PDF 用同一條覆核
PDF、維基頁和共用磁碟上的文件，覆核欄位相同：週期、負責人、最近一次覆核日期、結果是維持、替換還是停用。維基頁的編輯時間不代替覆核日期。PDF 的檔案修改時間也不代替。結果若是維持，文本可以不動，日期必須新寫。結果若是替換或停用，索引在標記寫完之前不把舊段落當準則。
該節寫明，機器可讀的頻率後設資料可以一併提供。知識庫若已經有欄位可寫，就寫上與人讀週期相同的值。沒有這個欄位，人讀的週期和日期仍然有效，不停引用去等一種格式補上。檢索若要重跑，問題集仍用檢索那一篇，見 知識庫檢索效果怎麼驗。過期這一行不另造命中率。
週期、負責人和結果寫上，這份才算在管
覆核週期空白、負責人空白，或最近一次覆核日期空白，這一份不進入可引用的準則。推算日已過而結果還沒有寫成維持、替換或停用，檢索繼續不引用。三種結果缺了日期或負責人，標記不算完成。
用三件事看一份文件的時效有沒有在管：週期和負責人寫在現行檔案上、推算日已過時檢索不引用、替換或停用由該負責人寫下並指到新文本或寫明沒有下一版。有一項空著，答覆改為覆核還沒完成，不摘舊段落。