企業AI助理如何設定權限
設定企業 AI 助理的權限，是先規定每個角色能讀哪些資料、能提出哪些動作，再把人加進角色。助理只繼承檔案庫裡該人已經擁有的讀取範圍。人事、法律、金額與對外承諾仍由負責人覆核後，才可當作準則。
先定角色，再把人加進去
權限表先寫角色，再寫人。角色按工作來分：查規章的人、起草回覆的人、可以核准把草稿送出的人。同一個人可以兼兩個角色，兩個角色的讀取範圍仍分開列。
人離職、調職或專案結束時，從角色移除即可，不必逐份文件改授權。角色名稱用職務，避免用「全體員工」或「管理層」這種一次放進太多人的名稱。
只給完成該項工作所需的範圍
NIST 計算機安全資源中心詞彙 把 least privilege（最小權限）定義為一項安全原則：系統應把使用者（或代其行事的程序）的存取權限，限制在完成所指派工作所需的最低程度。該頁把這段文字列在 CNSSI 4009-2022 與 NIST SP 800-12 Rev. 1 等出處之下。同一頁另有來自 NIST SP 800-53 Rev. 5 與 NIST SP 800-171r3 的表述：安全架構的設計，應使每個實體只獲得執行其職能所需的最低授權與資源。
落到助理上，就是這個角色要回答的問題需要哪幾類文件，就只開那幾類。多開一個資料夾，等於多開一條可以把內容寫進回覆的路徑。範圍先寫窄，用過再申請加，比先開整庫再收回更容易核對。
繼承檔案庫裡已經寫好的讀取範圍
助理讀文件時，沿用檔案庫對該人已經生效的存取控制。某人在檔案庫打不開的資料夾，助理也不應在對話裡把內容摘出來。繼承的是讀取範圍，包含上層資料夾已經生效的設定，以及個別文件上另行收緊的設定。
若檔案庫的授權本身混亂，先整理檔案庫，再接助理。助理會把既有的過寬授權原樣帶進問答。整理時列出：哪些資料夾按部門繼承、哪些合約或薪酬檔必須單獨授權、誰可以改這些設定。
人事、法律、金額與對外承諾由人覆核
四類內容即使角色讀得到，助理也只可起草，不可當作已核准的準則送出：人事（薪酬、紀律、個人資料）、法律（合約條款、訴訟、合規判斷）、金額（報價、付款、帳目）、對外承諾（交期、保固、可對外引用的說法）。
覆核人要在送出前看到草稿與所引用的來源。來源對不上，或來源本身標成草稿、過期，覆核人退回，由人改寫後再送。這四類不因助理行文肯定而跳過覆核。
留下誰問過什麼的紀錄
能核對的紀錄至少包含：哪一個帳號、在什麼時間、用哪一個角色、問了什麼、回覆引用了哪些文件。紀錄給安全與業務負責人查，查的目的是對權限與覆核是否按規定走。
紀錄本身也是資料。能讀審計紀錄的人應少於能用助理的人，並與能改權限的人分開。保存多久由公司既有的文件保存規定決定，本文不另訂天數。
助理用獨立身份，與員工帳號分開
若助理要連到檔案庫以外的系統，給它一個獨立身份，並只授與該流程需要的操作，例如讀取某類工單、建立草稿。這個身份的權限寫在同一張角色表上，方便離職與專案結束時一併停用。
避免讓助理沿用某位員工的個人帳號去呼叫其他系統。個人帳號一停，連線會斷；個人帳號權限一變，助理能做的事也跟著變，事後難以說明是誰授權的。
什麼時候不該開放整個檔案庫
整個檔案庫裡若同時有薪酬、未公開合約、客戶個人資料或尚未對外的決策，就不該為了讓問答涵蓋所有題目而一次授權。先把可以進助理的資料夾與必須留在人工作業的資料夾分開。
知識如何分庫、來源如何標註，見 企業知識庫怎麼搭建。權限表與那篇的資料範圍應對得上：知識庫未收錄的文件，助理也不讀。