知識庫文件版本怎麼管
知識庫的文件版本，是先指定哪一份檔案是現行文本、誰可以把舊稿標成停用，再讓助理只引用現行文本。沒有現行標記的檔案，助理不當作準則引用。
版本與搭建、權限分開
知識庫怎麼指定哪一批文件可作為準則、誰可以讀取，見 企業知識庫怎麼搭建。每個角色能讀哪些資料，見 企業AI助理如何設定權限。本文只寫文件已經進入知識庫之後，哪一份是現行文本，以及助理可以引用哪一份。
交付範圍見 企業知識庫與內部助理。聊天裡傳來的 PDF 與共享磁碟上的檔案不一致時，先標出現行文本，再談助理要不要回答。兩份都沒有現行標記時，助理不從其中引用準則。
標準談的是紀錄如何建立與管理
ISO 15489-1:2016 的名稱是資訊與文獻—紀錄管理—第 1 部分：概念與原則，第二版。目錄頁的出版日期寫 2016-04，生命週期表把 2016-04-07 標為國際標準已出版。該頁寫明此版於 2021 年覆核並確認，因此現行仍然有效；階段標為國際標準已確認（90.93），生命週期表把 2021-11-09 標為確認。
摘要寫明，這份標準界定紀錄的建立、擷取與管理所依據的概念與原則，並描述紀錄、紀錄的後設資料與紀錄系統，支援紀錄管理的政策、指派的責任、監督與訓練，對業務情境的反覆分析與紀錄需求的識別，紀錄控制，以及建立、擷取與管理紀錄的過程。它適用於不論結構或形式、各類業務與技術環境、並隨時間持續的紀錄。公開頁面沒有列出版本號的格式，也沒有列出助理引用的寫法。本文不引用售價，也不把頁面沒有寫的格式算進標準。下面的標記與引用，是購買方在知識庫已經有檔案之後用來管理版本的寫法。
一個存放處，一份現行
同一份制度只指定一個團隊已經在用的存放處，並在該處只把一份檔案標成現行。現行檔案寫明標題、版本、成為現行的日期，以及負責人。聊天、郵件與本機副本不另算一份現行。
兩份檔案同時標成現行時，助理不從這份制度引用準則，直到負責人留下一份現行、並把另一份標成停用。本文不另設一套與現行存放處平行的編號。
誰把舊稿標成停用
可以把舊稿標成停用的人，就是現行檔案上已經寫明的負責人。新文本成為現行的同一筆修改裡，負責人把上一份標成停用，寫上停用日期，並指向新的現行版本。停用的檔案仍可讀，供事後對照，不刪到無紀錄。
聊天裡一句「用這份」沒有寫進上述修改之前，上一份仍然是現行。負責人缺席時，不由在場的人代標。草稿的作者可以提出哪一份應成為現行，標成現行與停用的仍是負責人。
助理只引用現行文本
助理把一段文字當作準則引用時，引用裡寫明現行檔案的標題、版本，以及對上的段落。引用指不到這三項時，該段不當作準則送出。
檢索命中的是已停用的檔案時，答覆標明該檔案已停用並指向現行版本，或乾脆不從該檔案作答。本文不把「助理應該知道哪一份較新」寫成沒有標記也能判斷。判斷的依據是存放處上的現行標記。
草稿不進引用
草稿放在現行檔案旁邊，標成草稿，並寫上作者與日期。助理不把草稿當作準則引用。草稿可以供負責人審閱，審閱中的句子仍不是現行文本。
草稿要成為現行，須由負責人在同一筆修改裡把它標成現行，並把上一份標成停用。只把草稿複製進聊天，不改變存放處上的現行標記。
讀取範圍沿用檔案庫
誰可以讀哪一份檔案，沿用權限那一篇：助理只繼承該人在檔案庫裡已經擁有的讀取範圍。版本標記不另外開一個讀者。現行檔案若在某人讀不到的目錄，助理不把該檔案引用給此人。
停用檔案的讀取範圍不因停用而擴大。需要對照舊稿的人，仍須本來就讀得到該檔案。本文不改權限模型，只要求引用出去的準則是對方已經可以讀的現行檔案。
什麼時候先不要讓助理引用
檔案沒有現行標記、同一制度有兩份現行、或負責人仍是空白時，助理不把這些檔案當作準則引用。先補標記或指定負責人。聊天裡較新的日期，不能代替存放處上的標記。
本文不給出保存年限、回答時限或服務水準。年限若要寫，來自貴司自己的規則並註明日期，本文不代填。ISO 目錄頁的出版日期是 2016-04，生命週期表的出版標記是 2016-04-07，確認標記是 2021-11-09。沒有現行標記之前，用「每份制度是否只有一份現行、停用是否由該負責人在同一筆修改裡寫下、助理引用是否帶標題、版本與段落」來檢查版本有沒有在按紀錄走。