同一步驟每日重複數十次
收件、分類、轉交與補欄幾乎沒有判斷空間，真正耗時的是搬運。
每一段都有待辦、進行中、暫停與完成，方便事後檢查。
何時才適合做代理
步驟清楚，才適合交給代理
若每天都在做同一段收件、分類、轉交與補欄，而且判斷空間很小，才值得討論代理。
人只在例外時才有價值
大多數個案可按既定規則走完，少數須找主管裁定。
工具之間要人手搬運
郵件、表格與內部系統各做一次複製貼上，錯誤往往出在轉抄。
審批鏈決定停在哪一步
步驟、暫停關卡與寫回哪一套工具，均按貴司現行審批鏈撰寫，而不是另設一套平行流程。
待辦、代理、停頓與人工審批連成一條可點選的線
缺欄即停，並保留回到人手流程的路徑
可執行、可暫停、可追溯
代理不是一個會自己想下一步的聊天窗口，而是一段寫死狀態的流水線。
01
把流程拆成可觀察的狀態
每一段都有待辦、進行中、暫停與完成，方便事後檢查。
02
缺資料或規則衝突時暫停
缺欄、金額異常或主檔對不上，即進入停頓，而不是硬走下去。
03
把結果寫回指定系統
完成後通知負責人或寫回既有工具，避免再造一份表。
04
留下每一步紀錄
誰觸發、做了什麼、在哪一步停下，都要能事後查出。
怎樣畫這條線
先畫人手路徑，再標可代理的段落
尚未畫清現行做法，不應先談「全面自動化」。
畫出現況
先畫人手如何走完，再標出哪些步驟可以代理。
定義關卡
寫明自動執行、建議執行與必須由人執行的界線。
接入與回退
接到現有工具，並保留失敗時回到人手流程的路徑。
不得自動執行的動作
付款、更改主檔與對外發送不得自動完成
對外發送、付款與更改主數據，必須設有人工關卡。代理失敗時，須能回到人手流程。系統不會以「模型較有把握」為由跳過這些關卡。
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先談需求
先說明目前卡住的流程段落
諮詢免費。說明想解決的問題，我們會回覆，並一起確認範圍。