知识库文件过期怎么处理
知识库文件发布之后，要写复核周期、负责人，以及过期的 PDF 或维基页是替换还是停用，检索才不会继续引用已经作废的准则。版本管理决定哪一份标成现行、旧稿由谁标成停用；答错回收决定同事指出答复不对之后怎样改文件、切段或重测；这一页决定复核日过了之后，这一份还能不能被引用。
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过期处理和版本、答错分开写
版本标记回答的是存放处上哪一份是现行文本、谁可以把旧稿标成停用。答错回收回答的是有人指出答复不对之后，同一行记下问题、错误答复和正确来源，再决定改文件、重切这一段，还是重测检索。过期处理回答的是另一件事：文件已经在库里，下一次复核应在哪一天，过了那一天还没有人确认，检索还能不能把它当准则。三件可以指到同一条存放路径。版本标记怎样写，留在版本那一篇；同事报错的入口，也不用来代替到期的复核。分别见 知识库文件版本怎么管、知识库答错怎么回收。
回复要带路径、版本和段落，见 知识库回复怎么附来源。哪一批文件可以当准则，见 企业知识库怎么搭建。切段边界不因复核日而重切，见 知识库切段怎么定。交付范围读 企业知识库与内部助理。
规范要求写明更新频率，并指定负责人
2026年10月28日阅读的 W3C Data on the Web Best Practices 是 2017年1月31日的 W3C Recommendation，由 Data on the Web Best Practices Working Group 发布。页首写明请查阅勘误；阅读当日，该页正文没有列出勘误条目。Best Practice 21 的标题是 Provide data up to date，写明要以保持更新的方式提供数据，并把更新频率写明白。该节说明，网上数据的可得性应尽量贴近数据建立或收集的时间；把发布和更新频率对齐，有助于使用方信任并重用数据。预期结果是，网上最新的一份大体反映其他渠道最新发布的一份；新数据可得之后，应在切实可行时尽快发布。
同一节的做法写明，新版本可按固定时程发布；把发布做成新版本流程里的一项交付，并指定一个负责人，有助于避免数据过时。也可以写一段人读得懂的预期频率，以及机器可读的频率元数据。测试方法是：更新频率已经写明，而且最新一份不旧于该频率所推算的日期。该节用巴士站数据举例，把频率写成每年。那是例子里的频率，不是知识库必须采用的周期。公司为每一份准则写自己的复核周期，注明是谁在哪一天定的。
周期和负责人写在现行档案上
现行档案上，在版本标记已有的标题、版本和负责人之外，再写复核周期和这一次复核完成的日期。周期用公司自己的话写，例如每季、每半年，或对上某一类制度的固定月日。没有完成日期的周期无法推算下一次，该节的测试也就做不成。负责人就是版本标记上已经写明的那一位。复核不另找一个没有写在档案上的人。
聊天、邮件和本机副本上的日期不算复核完成。完成是负责人在存放处的现行档案上写下日期。负责人缺席时，在场的同事不代写这个日期。草稿的作者可以提醒周期将到，写上日期的仍是负责人。
过了推算日，检索先停引用
依该节的测试，最新一份若旧于频率所推算的日期，这一项就没有通过。知识库对准则的用法是：推算日已过，而负责人还没有写下新的复核日期，也还没有换上新的现行文本，检索不把这一份当作准则引用。答复改为写明这份的复核日已过，并写上负责人的名字。引用里即使仍看得到旧段落，也不在复核完成前送出。
推算日还没有到，不因为聊天里出现一份较新的 PDF 就停用存放处上的现行档案。较新的档案要成为现行，仍走版本那一篇：负责人在同一笔里标成现行，并把上一份标成停用。复核通过而文本没有改，负责人只更新复核日期，版本号可以不变。文本有改，才进入替换。
替换时指到新的现行文本
负责人决定文本要换，新档案先按版本那一篇标成现行，旧档案在同一笔标成停用，并写上停用日期。过期处理这一行再写旧路径、新路径、换上的日期和负责人。检索改引新的现行文本。旧档案仍可读，供事后对照，不会在没有这一行的情况下从库里消失。
只把新 PDF 放进同一文件夹，没有上述标记，两份会同时被检索看到。标记完成前，过了推算日的那一份先不引用，新的那一份也还不是现行。同事在聊天说改用新的，不代替这一行。
停用而不替换时，写明没有下一版
有的准则作废后没有下一版，例如制度已经取消。负责人把现行标记改为停用，写上停用日期和原因，不另指一份新档案。原因写「制度取消」，或公司自己的短句，不写成空的「过期」。检索不再把这一份当准则。有人问到这个题目，答复写明已停用、停用日期和负责人，不摘旧段落充当仍有效的规定。
答错回收仍是另一条入口：同事指出某一则答复不对，才走那一行。复核日过了但没有人报错，一样停止引用，不等待一则投诉。两条可以先后发生。投诉若先到，答错那一行照旧记录；复核日期仍要由负责人写，不因有了投诉就当作周期已完成。
维基和 PDF 用同一条复核
PDF、维基页和共用磁盘上的文件，复核栏位相同：周期、负责人、最近一次复核日期、结果是维持、替换还是停用。维基页的编辑时间不代替复核日期。PDF 的档案修改时间也不代替。结果若是维持，文本可以不动，日期必须新写。结果若是替换或停用，索引在标记写完之前不把旧段落当准则。
该节写明，机器可读的频率元数据可以一并提供。知识库若已经有栏位可写，就写上与人读周期相同的值。没有这个栏位，人读的周期和日期仍然有效，不停引用去等一种格式补上。检索若要重跑，问题集仍用检索那一篇，见 知识库检索效果怎么验。过期这一行不另造命中率。
周期、负责人和结果写上，这份才算在管
复核周期空白、负责人空白，或最近一次复核日期空白，这一份不进入可引用的准则。推算日已过而结果还没有写成维持、替换或停用，检索继续不引用。三种结果缺了日期或负责人，标记不算完成。
用三件事看一份文件的时效有没有在管：周期和负责人写在现行档案上、推算日已过时检索不引用、替换或停用由该负责人写下并指到新文本或写明没有下一版。有一项空着，答复改为复核还没完成，不摘旧段落。