知识库文件版本怎么管
知识库的文件版本，是先指定哪一份档案是现行文本、谁可以把旧稿标成停用，再让助理只引用现行文本。没有现行标记的档案，助理不当作准则引用。
版本与搭建、权限分开
知识库怎么指定哪一批文件可作为准则、谁可以读取，见 企业知识库怎么搭建。每个角色能读哪些资料，见 企业AI助理如何设定权限。本文只写文件已经进入知识库之后，哪一份是现行文本，以及助理可以引用哪一份。
交付范围见 企业知识库与内部助理。聊天里传来的 PDF 与共享磁盘上的档案不一致时，先标出现行文本，再谈助理要不要回答。两份都没有现行标记时，助理不从其中引用准则。
标准谈的是记录如何建立与管理
ISO 15489-1:2016 的名称是信息与文献—记录管理—第 1 部分：概念与原则，第二版。目录页的出版日期写 2016-04，生命周期表把 2016-04-07 标为国际标准已出版。该页写明此版于 2021 年复核并确认，因此现行仍然有效；阶段标为国际标准已确认（90.93），生命周期表把 2021-11-09 标为确认。
摘要写明，这份标准界定记录的建立、捕获与管理所依据的概念与原则，并描述记录、记录的元数据与记录系统，支持记录管理的政策、指派的责任、监督与培训，对业务情境的反复分析与记录需求的识别，记录控制，以及建立、捕获与管理记录的过程。它适用于不论结构或形式、各类业务与技术环境、并随时间持续的记录。公开页面没有列出版本号的格式，也没有列出助理引用的写法。本文不引用售价，也不把页面没有写的格式算进标准。下面的标记与引用，是购买方在知识库已经有档案之后用来管理版本的写法。
一个存放处，一份现行
同一份制度只指定一个团队已经在用的存放处，并在该处只把一份档案标成现行。现行档案写明标题、版本、成为现行的日期，以及负责人。聊天、邮件与本机副本不另算一份现行。
两份档案同时标成现行时，助理不从这份制度引用准则，直到负责人留下一份现行、并把另一份标成停用。本文不另设一套与现行存放处平行的编号。
谁把旧稿标成停用
可以把旧稿标成停用的人，就是现行档案上已经写明的负责人。新文本成为现行的同一笔修改里，负责人把上一份标成停用，写上停用日期，并指向新的现行版本。停用的档案仍可读，供事后对照，不删到无记录。
聊天里一句「用这份」没有写进上述修改之前，上一份仍然是现行。负责人缺席时，不由在场的人代标。草稿的作者可以提出哪一份应成为现行，标成现行与停用的仍是负责人。
助理只引用现行文本
助理把一段文字当作准则引用时，引用里写明现行档案的标题、版本，以及对上的段落。引用指不到这三项时，该段不当作准则送出。
检索命中的是已停用的档案时，答复标明该档案已停用并指向现行版本，或干脆不从该档案作答。本文不把「助理应该知道哪一份较新」写成没有标记也能判断。判断的依据是存放处上的现行标记。
草稿不进引用
草稿放在现行档案旁边，标成草稿，并写上作者与日期。助理不把草稿当作准则引用。草稿可以供负责人审阅，审阅中的句子仍不是现行文本。
草稿要成为现行，须由负责人在同一笔修改里把它标成现行，并把上一份标成停用。只把草稿复制进聊天，不改变存放处上的现行标记。
读取范围沿用档案库
谁可以读哪一份档案，沿用权限那一篇：助理只继承该人在档案库里已经拥有的读取范围。版本标记不另外开一个读者。现行档案若在某人读不到的目录，助理不把该档案引用给此人。
停用档案的读取范围不因停用而扩大。需要对照旧稿的人，仍须本来就读得到该档案。本文不改权限模型，只要求引用出去的准则是对方已经可以读的现行档案。
什么时候先不要让助理引用
档案没有现行标记、同一制度有两份现行、或负责人仍是空白时，助理不把这些档案当作准则引用。先补标记或指定负责人。聊天里较新的日期，不能代替存放处上的标记。
本文不给出保存年限、回答时限或服务水平。年限若要写，来自贵司自己的规则并注明日期，本文不代填。ISO 目录页的出版日期是 2016-04，生命周期表的出版标记是 2016-04-07，确认标记是 2021-11-09。没有现行标记之前，用「每份制度是否只有一份现行、停用是否由该负责人在同一笔修改里写下、助理引用是否带标题、版本与段落」来检查版本有没有在按记录走。