RPA 和流程代理有什麼分別
RPA 用軟體機器人在畫面上模仿人的操作，完成已經寫成規則的重複步驟。流程代理在具名系統之間暫停、把例外交給人，再把結果寫回該系統。畫面是否穩定、例外由誰接手，決定這一步該交給哪一種。
先把步驟寫成具名系統上的動作
每一小步寫四項：在哪一個系統、讀哪一筆資料、寫回哪一個欄位、這一步做不到時交給誰。四項缺任何一項，就還分不清這一步該由機器人點畫面，還是該停下來等人。
流程怎麼接到貴司已經在用的系統，見 流程代理與工作流程自動化。程式編輯器裡的自動完成與程式代理是另一件事，見 AI 程式代理和自動完成有什麼分別。
官方說明裡的 RPA 在做什麼
UiPath 的 RPA 說明 把 robotic process automation 寫成：由軟體機器人處理重複、依規則的工作，例如輸入資料、移動檔案或處理交易，並以模仿人在畫面與系統上的操作來完成。該頁沒有刊登日期。頁面上的採用規模與效益說法，本文不引用。
Microsoft 的桌面流程說明 寫明：桌面流程擴充 Power Automate 既有的 RPA 能力，用來自動化重複的桌面程序；可用預先做好的拖放動作，或錄下流程稍後再跑。互動方式包括應用程式的介面元素、影像或座標，對象包括舊型應用、終端模擬器、Excel 與資料夾。該頁沒有刊登日期。頁面上「更快、更容易」的說法，本文不引用。兩頁描述的是各自產品如何說明畫面自動化，本文不排名。
流程代理停在哪裡、寫回哪裡
流程代理對上的是會中斷的步驟。金額超出書面範圍、附件缺失、或規則寫明必須由某人核准時，代理暫停，把這一筆交給寫明的負責人，並記下交給了誰、何時交回。負責人寫下的決定，要寫回原先那個系統的具名欄位，例如訂單狀態、工單結論或申請結果。
對話裡一句「已完成」不算寫回。寫回要讓下一個開啟該筆紀錄的人，在原來的系統裡看得到結論與負責人。系統若已提供可寫入的介面，直接寫入該欄位；再在畫面上點同一個欄位，等於多靠一層會移動的畫面。介面與接法的分別，見 MCP是什麼，和API有什麼分別。
怎麼把一步對上工具
規則已寫成文字、畫面在一段時間內保持不變、而且這一步沒有需要人判斷的例外：這一小步對上上述說明裡的畫面機器人。錄製或拖放之前，先寫明機器人讀哪個畫面、失敗時停在哪、誰會收到失敗。
步驟之間要等人、要改具名系統裡的一筆紀錄、或規則本身留有必須上報的例外：這一小步交給會暫停並寫回的流程代理。代理沿書面步驟走。略過負責人、自行往下做的動作，不在這一步的範圍內。
兩邊各自讓出什麼
畫面機器人跟著按鈕、標籤與座標走。Microsoft 的說明把座標列為互動方式之一。流程若靠座標，視窗配置一改，就要由人再核對該步還會不會點到原處。按鈕改名或改位置時，先停用該步，改完錄製或選擇器再恢復。
流程代理換來的是暫停。暫停寫明了，例外才有人簽。暫停沒寫明，不確定的一步會被當成可以繼續。大量、規則封閉、沒有例外的畫面工作，放進代理後，每一筆都多一次並不需要的判斷。
什麼時候先不要用 RPA
畫面經常改版、步驟需要判斷、或系統已經能把結果寫進具名欄位時，這一小步不要做成點畫面的機器人。先改為寫入欄位，或先把例外的負責人寫上。
沒有人按固定週期看失敗清單時，也不要上機器人。機器人停在改過的畫面上，無人接手，佇列只會變長。本文不給出節省時數或報酬率。
什麼時候先不要用流程代理
整段都是穩定畫面上的封閉規則、沒有要人接手的例外、也沒有要寫回的第二個系統時，流程代理沒有暫停可執行。這一小步留在畫面機器人即可。
寫不出要寫回的系統與欄位時，也不要先上代理。代理沒有地方放結論。先補系統、欄位與負責人，再讓它暫停與寫回。範圍怎麼接到現有系統，見 流程代理與工作流程自動化。