RPA 和流程代理有什么分别
RPA 用软件机器人在画面上模仿人的操作，完成已经写成规则的重复步骤。流程代理在具名系统之间暂停、把例外交给人，再把结果写回该系统。画面是否稳定、例外由谁接手，决定这一步该交给哪一种。
先把步骤写成具名系统上的动作
每一小步写四项：在哪一个系统、读哪一笔数据、写回哪一个字段、这一步做不到时交给谁。四项缺任何一项，就还分不清这一步该由机器人点画面，还是该停下来等人。
流程怎么接到贵司已经在用的系统，见 流程代理与工作流程自动化。代码编辑器里的自动完成与编程代理是另一件事，见 AI 编程代理和自动完成有什么分别。
官方说明里的 RPA 在做什么
UiPath 的 RPA 说明 把 robotic process automation 写成：由软件机器人处理重复、依规则的工作，例如输入数据、移动文件或处理交易，并以模仿人在画面与系统上的操作来完成。该页没有刊登日期。页面上的采用规模与效益说法，本文不引用。
Microsoft 的桌面流程说明 写明：桌面流程扩充 Power Automate 既有的 RPA 能力，用来自动化重复的桌面程序；可用预先做好的拖放动作，或录下流程稍后再跑。互动方式包括应用程序的界面元素、图像或坐标，对象包括旧式应用、终端模拟器、Excel 与文件夹。该页没有刊登日期。页面上「更快、更容易」的说法，本文不引用。两页描述的是各自产品如何说明画面自动化，本文不排名。
流程代理停在哪里、写回哪里
流程代理对上的是会中断的步骤。金额超出书面范围、附件缺失、或规则写明必须由某人核准时，代理暂停，把这一笔交给写明的负责人，并记下交给了谁、何时交回。负责人写下的决定，要写回原先那个系统的具名字段，例如订单状态、工单结论或申请结果。
对话里一句「已完成」不算写回。写回要让下一个打开该笔记录的人，在原来的系统里看得到结论与负责人。系统若已提供可写入的界面，直接写入该字段；再在画面上点同一个字段，等于多靠一层会移动的画面。界面与接法的分别，见 MCP是什么，和API有什么分别。
怎么把一步对上工具
规则已写成文字、画面在一段时间内保持不变、而且这一步没有需要人判断的例外：这一小步对上上述说明里的画面机器人。录制或拖放之前，先写明机器人读哪个画面、失败时停在哪、谁会收到失败。
步骤之间要等人、要改具名系统里的一笔记录、或规则本身留有必须上报的例外：这一小步交给会暂停并写回的流程代理。代理沿书面步骤走。略过负责人、自行往下做的动作，不在这一步的范围内。
两边各自让出什么
画面机器人跟着按钮、标签与坐标走。Microsoft 的说明把坐标列为互动方式之一。流程若靠坐标，窗口布局一改，就要由人再核对该步还会不会点到原处。按钮改名或改位置时，先停用该步，改完录制或选择器再恢复。
流程代理换来的是暂停。暂停写明了，例外才有人签。暂停没写明，不确定的一步会被当成可以继续。大量、规则封闭、没有例外的画面工作，放进代理后，每一笔都多一次并不需要的判断。
什么时候先不要用 RPA
画面经常改版、步骤需要判断、或系统已经能把结果写进具名字段时，这一小步不要做成点画面的机器人。先改为写入字段，或先把例外的负责人写上。
没有人按固定周期看失败清单时，也不要上机器人。机器人停在改过的画面上，无人接手，队列只会变长。本文不给出节省时数或回报率。
什么时候先不要用流程代理
整段都是稳定画面上的封闭规则、没有要人接手的例外、也没有要写回的第二个系统时，流程代理没有暂停可执行。这一小步留在画面机器人即可。
写不出要写回的系统与字段时，也不要先上代理。代理没有地方放结论。先补系统、字段与负责人，再让它暂停与写回。范围怎么接到现有系统，见 流程代理与工作流程自动化。