文件資料擷取要先定哪些欄位
文件資料擷取要先定欄位：每一欄的名稱、在樣張的哪一處、誰確認、空白或無法辨認時去哪裡。欄位清單沒有人同意之前，先不要把單據送去抽取。金額欄在有人確認之前，不往下游送。
擷取之前先有欄位清單
每一種單據先有一份欄位清單，再談抽取。清單上每一欄寫五項：欄位名稱、在樣張的哪一處、怎樣算一個合格的值、誰確認、空白或無法辨認時進哪一個隊列。五項缺任何一項，這一欄先不要抽取。
抽取、待審與匯出怎麼接到日常作業，見 文件處理與資料擷取。人必須停下來確認的步驟，寫法見 流程自動化要先寫哪些人工閘門。
標準把中繼資料列為概念
ISO 15489-1:2016 的名稱是資訊與文獻—紀錄管理—第 1 部：概念與原則，第二版，目錄頁的出版日期為 2016-04。生命週期表把 2016-04-07 標為國際標準已出版，並把 2021-11-09 標為確認。該頁寫明此版於 2021 年覆核並確認，因此現行仍然有效。
摘要寫明，這份標準定義發展紀錄建立、擷取與管理方法時所依據的概念與原則，並列出五項，其中包括紀錄、紀錄的中繼資料與紀錄系統，以及支援紀錄管理的政策、指派的責任、監督與訓練，還有建立、擷取與管理紀錄的過程。標準適用於各種結構或形式的紀錄。公開頁面沒有列出中繼資料的元素名稱。本文不抄錄頁面沒有列出的元素，也不引用售價。下面的欄位清單是貴司依自己的樣張寫的。
用樣張寫下同意
同意是一份短紀錄：單據種類、閱讀樣張的日期、欄位清單、同意這份清單的人。樣張留在同一筆紀錄可以指到的地方，包含清晰的與難以辨認的。本文不規定樣張的最少件數。
同一種單據若有兩種版面，把第二種版面的欄位位置另寫一行，或另開一種單據。用一種版面的位置去套另一種，空白與錯欄會在抽取之後才被發現。同意人沒有簽名或具名之前，清單仍是草稿。
每個欄位寫清五項
欄位名稱用下游系統已經在用的名稱，例如日期、供應者、識別碼、金額。樣張位置寫成「頁首右側」「表格合計列」這類人看樣張對得上的說法。合格的值寫成格式，例如日期含年月日、金額含幣別；沒有貴司自己的格式規則時，先不要寫一個通用例子充數。
確認人是會在待審裡改值、退回或按確認的那個人。空白或無法辨認的去向寫成隊列名稱，以及隊列的負責人。負責人與確認人可以是同一人，兩種角色在清單上仍分開寫。
金額先由人確認
標成金額的欄位，在具名的人確認之前，不寫進下游，也不當成已經入帳。確認看的是樣張上的數字與欄位裡的數字是否同一筆，以及幣別是否在合格值裡。
抽取工具若給出分數，分數的採用門檻要由貴司自己寫下並註明日期。本文不代填分數。門檻沒寫時，金額欄仍等確認人，不依分數放行。稅號、簽署與會影響付款的欄位，沿同一條：先有確認人，再往下游。
對不上的進待審隊列
進隊列的原因先寫成幾種：無法辨認、欄位空白、與主檔不一致、同一種單據的兩張樣張把同一欄放在不同位置。每一筆進隊列時帶上單據識別、欄位名稱、原因、時間。
隊列要有負責人。負責人可以改值、退回原件，或在看過樣張之後確認。沒有負責人的隊列只是堆積。確認之前，該欄不寫入下游。與主檔對不上時，先核對主檔的哪一筆，見欄位清單上寫的主檔名稱。
確認後才寫進既有系統
只有確認過的欄位才寫入貴司已經在用的系統。寫入前核對目標欄位名稱與清單上的名稱相同。目標系統沒有該欄位時，這一次寫入停住，待處理清單寫明缺的欄位。寫法與 設備怎麼接到既有業務系統 相同。
匯出格式沿用該系統已經在收的格式。另做一份試算表當正式紀錄，下游系統裡的那一筆仍是空的。本文不指定抽取產品。
什麼時候先不要擷取
欄位清單沒有同意人、金額欄沒有確認人，或待審隊列沒有負責人時，先不要把單據送去抽取。先補這三項。
本文不給出辨認率或節省時數。ISO 頁的出版日期是 2016-04，確認日期是 2021-11-09，頁面沒有列出中繼資料元素名稱。沒有欄位清單與待審紀錄之前，用「每一欄是否有名稱、位置、確認人與失敗去向，金額是否等人確認後才寫入」來檢查擷取有沒有在按清單走。