文件资料提取要先定哪些栏位
文件资料提取要先定栏位：每一栏的名称、在样张的哪一处、谁确认、空白或无法辨认时去哪里。栏位清单没有人同意之前，先不要把单据送去抽取。金额栏在有人确认之前，不往下游送。
提取之前先有栏位清单
每一种单据先有一份栏位清单，再谈抽取。清单上每一栏写五项：栏位名称、在样张的哪一处、怎样算一个合格的值、谁确认、空白或无法辨认时进哪一个队列。五项缺任何一项，这一栏先不要抽取。
抽取、待审与导出怎么接到日常作业，见 文件处理与资料提取。人必须停下来确认的步骤，写法见 流程自动化要先写哪些人工闸门。
标准把元数据列为概念
ISO 15489-1:2016 的名称是信息与文献—记录管理—第 1 部分：概念与原则，第二版，目录页的出版日期为 2016-04。生命周期表把 2016-04-07 标为国际标准已出版，并把 2021-11-09 标为确认。该页写明此版于 2021 年复核并确认，因此现行仍然有效。
摘要写明，这份标准定义发展记录建立、提取与管理方法时所依据的概念与原则，并列出五项，其中包括记录、记录的元数据与记录系统，以及支持记录管理的政策、指派的责任、监督与培训，还有建立、提取与管理记录的过程。标准适用于各种结构或形式的记录。公开页面没有列出元数据的元素名称。本文不抄录页面没有列出的元素，也不引用售价。下面的栏位清单是贵司依自己的样张写的。
用样张写下同意
同意是一份短记录：单据种类、阅读样张的日期、栏位清单、同意这份清单的人。样张留在同一笔记录可以指到的地方，包含清晰的与难以辨认的。本文不规定样张的最少件数。
同一种单据若有两种版面，把第二种版面的栏位位置另写一行，或另开一种单据。用一种版面的位置去套另一种，空白与错栏会在抽取之后才被发现。同意人没有签名或具名之前，清单仍是草稿。
每个栏位写清五项
栏位名称用下游系统已经在用的名称，例如日期、供应者、识别码、金额。样张位置写成「页首右侧」「表格合计行」这类人看样张对得上的说法。合格的值写成格式，例如日期含年月日、金额含币别；没有贵司自己的格式规则时，先不要写一个通用例子充数。
确认人是会在待审里改值、退回或按确认的那个人。空白或无法辨认的去向写成队列名称，以及队列的负责人。负责人与确认人可以是同一人，两种角色在清单上仍分开写。
金额先由人确认
标成金额的栏位，在具名的人确认之前，不写进下游，也不当成已经入账。确认看的是样张上的数字与栏位里的数字是否同一笔，以及币别是否在合格值里。
抽取工具若给出分数，分数的采用门槛要由贵司自己写下并注明日期。本文不代填分数。门槛没写时，金额栏仍等确认人，不依分数放行。税号、签署与会影响付款的栏位，沿同一条：先有确认人，再往下游。
对不上的进待审队列
进队列的原因先写成几种：无法辨认、栏位空白、与主档不一致、同一种单据的两张样张把同一栏放在不同位置。每一笔进队列时带上单据识别、栏位名称、原因、时间。
队列要有负责人。负责人可以改值、退回原件，或在看过样张之后确认。没有负责人的队列只是堆积。确认之前，该栏不写入下游。与主档对不上时，先核对主档的哪一笔，见栏位清单上写的主档名称。
确认后才写进既有系统
只有确认过的栏位才写入贵司已经在用的系统。写入前核对目标栏位名称与清单上的名称相同。目标系统没有该栏位时，这一次写入停住，待处理清单写明缺的栏位。写法与 设备怎么接到既有业务系统 相同。
导出格式沿用该系统已经在收的格式。另做一份试算表当正式记录，下游系统里的那一笔仍是空的。本文不指定抽取产品。
什么时候先不要提取
栏位清单没有同意人、金额栏没有确认人，或待审队列没有负责人时，先不要把单据送去抽取。先补这三项。
本文不给出辨认率或节省时数。ISO 页的出版日期是 2016-04，确认日期是 2021-11-09，页面没有列出元数据元素名称。没有栏位清单与待审记录之前，用「每一栏是否有名称、位置、确认人与失败去向，金额是否等人确认后才写入」来检查提取有没有在按清单走。